Principales Fonctionnalités
- Saisir une demande de réservation et vérifier la disponibilité d’une ressource.
- Planifier et consulter les réservations.
- Associer une prestation ou une intervention à une réservation.
- Gérer le prêt de clés et les états des lieux.
- Transmettre un bon de réservation ou une facture.
Principaux Atouts
- Centraliser et suivre les demandes de réservations des habitants, associations et autres acteurs de la municipalité.
- Coordonner avec les services techniques les interventions liées à des réservations.
- Avoir une visibilité sur les réservations des ressources (salles ou équipements) sur l’année.
Module des Loisirs
Logiciel pour les services municipaux
Détails des Fonctionnalités
Demandes
- Demandeur, Identification du demandeur. Les possibilités de réservations peuvent être restreintes au profil du demandeur : citoyen, association, entreprise, service municipal….
- Demande, Saisie du libellé, une description, confirmation du début et de la fin de la réservation.
- Récurrence, Fréquence de la réservation par jour, par semaine ou par mois avec de multiples possibilités.
- Disponibilités, Confirmation des ressources souhaitées (salle de réception, gymnase, matériel, équipe…).
Calendrier pour les loisirs
- Navigation, Choix de la date de la réservation selon la vue jour, semaine ou mois.
- Ressources, Sélection des ressources souhaitées : salle, tables, chaises, barrières, système de son, etc…
- Disponibilités, Mise en évidence des créneaux déjà réservés ou en attente de confirmation.
- Confidentialité, Accès restreint des informations disponibles concernant la nature de la demande et le demandeur.
Traitement des demandes
- Acceptation, Validation / refus de la demande de réservation par le gestionnaire des ressources (ex. responsable du service des loisirs).
- Notification, Le demandeur reçoit la confirmation avec un bon, ou une facture, le tout est généré automatiquement.
- Préparation, Intervention envoyée aux services en charge de l’installation, la préparation, la livraison, le branchement électrique, le nettoyage…
- État des lieux, Remise de clé, instruction des éventuelles détérioration ou perte des éléments réservés, ou des lieux.
Atouts en terme de GMAO
Du module réservation
Le premier atout pour les services des loisirs est de centraliser et de suivre les demandes de réservation. En effet, la municipalité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, courriel ou encore la citoyen de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation. Il est possible de linker un courriel de réservation ou un formulaire au module.
Le gestionnaire, responsable des loisirs, pourra ensuite valider ou refuser les demandes. Le logiciel averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par courriel. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la municipalité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice.
Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables des loisirs.
Pour les services des loisirs
Le deuxième atout de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services des travaux publics ou autre. En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage, un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher le déplacement de matériel loué.
Tout l’intérêt de NaoGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module Interventions.
Concrètement le service des loidirs est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services loisirs. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, les loisirs sont avertis en retour.
Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.
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