Principales Fonctionnalités
Créer et gérer des demandes d’interventions.
Valider et prioriser les interventions.
Définir et attribuer les tâches.
Planifier l’agenda.
Suivre et clôturer les interventions.
Principaux Atouts
Centraliser et suivre les demandes d’interventions, travaux, requêtes…
Faciliter le travail de coordination et la planification des tâches.
Analyser le temps passé et les coûts liés aux interventions.
Module Interventions
Logiciel pour les services municipaux
Détails des Fonctionnalités
Demande
- Demandeur, identification du demandeur depuis l’annuaire disponible ou reconnaissance automatique grâce aux identifiants de connexion.
- Demande, saisie du libellé, description, géolocalisation, service concerné, ajout de pièce-jointe document, photo, option de qualifier en demande urgente.
- Traitement, validation, ou bien refus ou transfert de la demande avec obligations d’y indiquer des explications.
- Priorisation, date à laquelle l’intervention doit être théoriquement clôturée et qui cela concernce.
- Catégories, qualification de la nature de la demande (voirire, espace vert, réparation, nettoyage, déneigement, rinçage borne-fontaine…).
- Alertes, notification envoyée au demande lors de l’enregistrement et lors de la validation/refus.
Planning
- Planification, affectation de la tâche de l’intervention à un agent, une équipe ou un prestataire.
- Agenda, gestion des heures travaillées et des absences dans la vue calendaire.
- Ressources, vérification de la disponibilité du matériel et du véhicule nécessaire pour l’intervention.
Interventions
- Fiches, impression papier des fiches d’interventions, séparées ou groupées par équipe, par semaine, etc.
- Suivi, vérification de l’état d’avancement d’une intervention et contrôle de celles dont la date butoir est dépassée.
- Coût, génération automatique du coût de l’intervention, ventilé entre le coût humain, matériel et fournitures.
Tâches
- Stock, vérification lors de la création de la tâche, de la disponibilité des fournitures en stock.
- Relevé, Saisie du temps passé et des fournitures réellement consommées.
- Clôture, automatique de l’intervention lorsque la dernière tâche est relevée.
- Alertes, notification au demandeur signalant que l’intervention a bien été réalisée.
Atouts en terme de GMAO
Du module Interventions
Le module Interventions a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents des services municipaux mais aussi par les demandeurs eux-mêmes (citoyen.ne). À titre d’exemple, une directrice d’école pourrait signaler les réparations à faire sur le bâtiment directement depuis son accés NaoGST. Cela lui donnerait un suivi de l’état d’avancement de l’intervention, à la fois sur le logiciel et par le biais de notifications reçues par courriel.
Cependant, l’affectation d’interventions à des prestataires permet de couvrir tous les scénarios possibles. Pour les travaux qui s’étendent sur plusieurs semaines, le Directeur des Travaux Publics et les responsables de service peuvent suivre la bonne réalisation des interventions et être alertés des éventuels retards (déneigement, décontamination, réparation, rénovation…).
Enfin le module Interventions calcule automatiquement le coût de l’intervention. Il prend en compte le coût humain, le coût du matériel et le coût d’utilisation du matériel.
Pour les services techniques
Le premier enjeu de notre logiciel de gestion municipale pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes d’interventions (incluant les requêtes).
En effet, la municipalitgé éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes existantes par les différents canaux comme le téléphone, le courriel, ou encore une personne de passage au secrétariat du garage municipal ou à l’hôtel de ville.
Deuxièmement, l’enjeu de ce module Interventions est de faciliter le travail de coordination pour les responsables des services municipaux.
Une fois la demande validée, il s’agit pour lui de transmettre la fiche d’intervention à ses agents qui réaliseront le travail sur le terrain. Selon le caractère d’urgence, il pourra d’abord passer par une planification des tâches pour une meilleure gestion des agendas.
Les moyens utilisés comme le véhicule, le matériel et les fournitures seront soit réservés avant ou déclarés lors du relevé de la tâche (à la clôture).
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