La gestion d’une salle municipale n’est jamais aisée. Il est souvent question de plusieurs démarches à suivre à travers lesquelles il est possible de se perdre facilement. Heureusement, si vous êtes un conseiller ou un employé à la municipalité aux services des loisirs de la municipalité, vous pouvez rendre la gestion de la réservation de la salle des fêtes plus simple. La solution consiste à déployer un logiciel de gestion de salle municipale, comme le logiciel NaoGST.
Les salles municipales : un bien collectif
Les salles municipales font partie d’un bien collectif. Leur gestion et leur entretien incombent aux services municipaux. Elles peuvent prendre la forme d’une grande salle, d’un bâtiment comprenant plusieurs salles, d’un auditorium, d’un amphithéâtre, etc. Il s’agit dans la majorité des cas d’une salle polyvalente. En effet, selon ses caractéristiques, les particuliers, les associations et entreprises ont la possibilité de demander la location de salle de réunion, d’une salle communautaires, une salle de réception, un espace de réunion ou des espaces de travail, une salle de conférence, une salle de spectacle, une salle de séminaire, une salle de présentation, une salle de formation, etc. Ils peuvent réserver une salle municipale pour l’organisation de réceptions diverses, de mariages, d’un anniversaire, d’un meeting, d’assemblées générales, d’une visioconférence, d’un coworking, etc.
Le contrat de location de salles peut prévoir ou non la mise à disposition d’un certain nombre d’équipements : tables, chaises, bancs, système de son, matériel audiovisuel, vidéoprojecteur, écran de projection, réfrigérateur, tableau, etc. Louer une salle avec un traiteur à disposition et un personnel pouvant accueillir les invités est également possible. Les salles peuvent être louées vides ou entièrement équipées, pendant une demi-journée ou pendant toute une semaine, et ce, selon les besoins du locataire. La salle à louer peut être au rez-de-chaussée ou en étage, selon la disponibilité de la salle ainsi que les infrastructures présentes dans la municipalité.
Pour bien organiser l’usage, les réservations des salles à louer doivent être gérées convenablement. Si des demandes de pré-réservation étaient souvent demandées, cette démarche peut désormais être plus simplifiée grâce à un outil de gestion personnalisable.
Gérer des salles municipales : de la réservation à l’entretien
Puisque les salles municipales sont polyvalentes, elles sont ainsi très sollicitées. Pour cette raison, leur gestion n’est jamais facile, et ce, malgré les solutions adoptées par certains services de loisirs : agenda Outlook, classeur, calendrier épinglé au mur, listes Excel, etc. En effet, le fait de prendre à la main les locations de salles présente un certain nombre d’inconvénients. Certaines informations fournies par le client peuvent, par exemple, être omises, comme l’ajout d’équipements, le contrat, les plages horaires ou autres particularités, etc. De plus, le fait de noter manuellement les réservations de salles de réunion ou de salles de conférence peut rendre difficile la lecture des données sur le mois ou l’année. Dans le cas où l’un des clients a annulé sa réservation, cela laisse une inscription sur le calendrier. Tout cela peut entraîner des erreurs causant l’insatisfaction des demandeurs.
À cela s’ajoute la difficulté de la gestion de la salle et du matériel qui l’équipe. Pour le nettoyage, par exemple, vous devez planifier et attribuer des tâches, selon la disponibilité des salles. Heureusement, toutes ces opérations deviennent aujourd’hui simples grâce au logiciel de gestion de salle municipale.
Gérer les salles municipales grâce à un logiciel
Face aux difficultés de gestion de salles de réunion ou de salles de réception municipales, nombreuses sont aujourd’hui les municipalités qui choisissent d’utiliser un logiciel. Cet outil technologique permet de gérer efficacement toute demande de location de salles et les diverses opérations liées à la gestion de celles-ci.
Accès centralisé
Le logiciel de gestion de salle centralise toutes les informations. Ainsi, vos collaborateurs peuvent accéder facilement aux informations liées aux réservations et à la disponibilité des salles. Avec la solution, vous ne risquez plus d’avoir un chevauchement, une perte de réservation, des doublons, etc.
De leur côté, les visiteurs peuvent trouver sur la plateforme diverses informations : la liste des salles disponibles, l’existence ou non d’une pré-réservation, les tarifs de location, les caractéristiques de chaque salle (grande salle, petite salle, nombre de places assises, etc.). L’outil leur donne la possibilité de réserver immédiatement leurs salles de formation, salles de conférences, salles de réception, salles de réunions, etc. Les données sur le logiciel sont immédiatement synchronisées et partagées avec tous les visiteurs.
Gain de temps
Grâce au logiciel de réservation de salle municipale, vos équipes ont moins de données à saisir. L’enregistrement des données liées aux demandes de réservation devient moins chronophage puisqu’il se fait en quelques clics seulement.
De plus, les informations liées à l’utilisation et au stock de l’équipement de salles sont facilement accessibles. Il devient, par exemple, plus facile pour le collaborateur de déterminer dans quelle salle est utilisé le vidéo-projecteur.
Enfin, pour les visiteurs, ils n’auront plus à se déplacer pour s’informer sur les salles disponibles à la location et pour faire leur réservation. Tout cela peut se faire via l’outil.
Le logiciel de NaoGST pour la gestion de salle
Vous cherchez un logiciel de salle et équipement pour les services municipaux ? Alors, optez pour le logiciel de NaoGST. Cet outil pratique est conçu pour vous offrir des fonctionnalités adaptées à vos besoins, comme le planning des occupations d’une ou de plusieurs salles et le suivi en temps réel des réservations par demandeur, par état de traitement ou par activité.
Le logiciel NaoGST propose également la recherche rapide d’une disponibilité, la gestion des capacités d’accueil et la prise en compte des indisponibilités pour travaux ou maintenance. Avec notre solution, il est facile pour vos collaborateurs de créer des modèles de réservation et d’établir des documents personnalisés (état des lieux, contrat, règlement intérieur, etc.). L’outil rend également plus simples la gestion des demi-journées, des jours de gratuité et la fixation des tarifs.
Le logiciel de NaoGST assure une prise en main facile. Il est facile à utiliser grâce à son interface ergonomique et design. Pour obtenir plus d’informations sur notre produit, veuillez nous contacter.
