Principales Fonctionnalités
Enregistrer et suivre les demandes de fournitures (validation, livraison) liées aux tâches courantes et urgentes.
Générer des demandes de soumission, des commandes et des factures.
Calculer le Prix Unitaire Moyen Pondéré.
Gérer les sorties de stock en mode « First in first out (fifo) », Premier entré, premier sorti.
Principaux Atouts
Centraliser la gestion des entrepôts et des produits.
Gérer les demandes de soumission, les commandes et les factures.
Suivre et valoriser les stocks.
Suivre les budgets et la comptabilité.
Module Achats-Stock
Logiciel pour les services municipaux
Détails des Fonctionnalités
Demande de Soumission
- Expression des besoins, Création des articles souhaités avec le libellé, la quantité de chaque produit ou prestation, une photo, une géolocalisation, etc.
- Suppliers, Selection of suppliers / service providers who can meet the need.
- Sending the request, Transmission of the request individually to each supplier with an automated and formatted email message.
- Sélection du fournisseur, À la réception des soumissions, saisie des prix unitaires dans un tableau comparatif qui permet de faire le choix du fournisseur.
Commande
- Disponibilité budgétaire, Vérification de la disponibilité des lignes budgétaires concernés par l’achat.
- Traitement de la commande, Sélection du service acheteur, du fournisseur, des fournitures/prestations achetées et l’emplacement de stockage.
- Acceptation, Validation / refus par l’agent responsable des achats. La nécessité de supervision est ajustable selon le montant de la commande.
- Engagement, automatique dans le logiciel des finances grâce la passerelle entre les deux logiciels.
- Envoi de la commande, Transmission de la commande au fournisseur.
- Réception, Suivi de la livraison des fournitures ou des prestations. Prise en compte des réceptions partielles avec suivi des quantités arrivées et toujours en attente.
- Facture, Traitement de la facture : l’acheteur confirme l’adéquation avec la commande. Le service comptable signale le paiement de la facture.
Budget
- Préparation, Chaque service technique prépare son budget. Celui-ci est ventilé par lignes budgétaires. Une fois voté, le budget est validé et devient disponible.
- Synchronisation, Synchronisation automatique avec les budgets instruits dans le logiciel des finances.
- Disponibilité, Mise à jour qui permet un suivi des montants consommés, engagés et disponibles.
Stock
- Demandes internes, Centralisation des demandes internes exprimées par les services techniques ou par les autres services.
- Approvisionnement, Gestion du stock avec le réapprovisionnement (demande de soumission / commande) des articles en rupture de stock ou en stock critique.
- Entrée/sortie, Pointage des entrées et sorties sur chaque lieu de stockage. Saisie manuelle ou utilisation d’un scanner à code barre. Gestion des étiquettes code-barre pour les entrées.
Atouts en terme de GMAO
Module achats-stock
Le module Achats-Stock intégrable dans notre solution pour les municipalités est composé de multiples fonctions : demandes de soumission, commandes, budgets et les stocks. Elles peuvent être utilisées de manière complémentaires ou autonomes.
Le premier atout pour les services techniques est de simplifier et centraliser le traitement souvent complexe des approvisionnements en produits-fournitures et prestations. Il s’agit d’abord de permettre aux services d’exprimer leurs besoins en matériel. Ces derniers ne sont pas nécessairement liés aux services techniques.
Le second atout de ce module est la valorisation des stocks notamment grâce au calcul automatisé du prix moyen unitaire pondéré ou à la gestion des entrées et sorties en mode : First In First Out (premier entré, premier sorti).
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