Une municipalité fait la gestion des réservations et l’entretien de différentes salles municipales. Dépendant de la municipalité, une ou plusieurs petites salles peuvent être mises à disposition des associations et des citoyens qui souhaitent les utiliser, en location saisonnière, en demi-journée, en fin de semaine, etc. Cependant, sans un planning de réservation bien géré ou planning de disponibilité de la salle, il sera difficile pour une municipalité de savoir qui occupe chaque salle. Ici, la solution est d’utiliser un logiciel de gestion des réservations pour gérer efficacement tout ce qui est calendrier de réservation.
Réservation de salles municipales
Pour une municipalité, la réservation d’une ou plusieurs salles à louer municipales dépend entièrement de la disponibilité. En effet, le taux d’occupation de la salle n’est pas le même, certaines salles spécifiques ont un taux d’occupation plus grande que d’autres annexes. La procédure de réservation de la salle doit se baser sur la rapidité de la demande de réservation. Certaines municipalités doivent prendre le temps avant de permettre de réserver, car sur une année la liste des réservations et les locations peuvent être nombreuses. Les salles les plus demandées pour cela sont les salles de réunion ou encore la salle communautaire, salle de conférence, salle de spectacle, salle de réception et l’espace culturel. Ce qui fait que si vous voulez réserver la salle polyvalente par exemple, vous devez choisir le bon créneau horaire dans le module de réservation.
Toutefois, la municipalité doit connaître et avoir accès aux créneaux horaires les plus appropriés avant d’accepter de réserver ou louer une salle pour vous. C’est pour cela que remplir le formulaire de réservation est aussi important lorsque vous souhaitez réserver des salles municipales. Chaque municipalité a son propre règlement intérieur et système de gestion de planning pour gérer les demandes de réservation afin de réguler la vie associative de la ville. Cependant, le système de réservation reste le même pour tous : vous devez faire la demande de location (par téléphone ou sur internet pour remplir le formulaire). Si la demande d’occupation de la salle est acceptée, vous (en tant que demandeur) devez déposer un dépot pour la salle prévue et remplir une attestation d’assurance responsabilité. À la date convenue dans les modalités de réservation, vous disposerez de la salle de votre choix ou une autre salle municipale.
Réservation de matériel municipal
Si vous souhaitez réserver le matériel comme un système de son, un vidéoprojecteur, un écran de projection, des tables et chaises etc. auprès de votre municipalité, vous devez effectuer une demande avant la date d’utilisation des équipements ou pré-réservation. Aussi, pour la réservation de matériel municipal, le système de réservation reste le même que pour la location de salles. Toute demande doit se faire via des formulaires, par téléphone, en personne ou courriels. Les municipalités peuvent choisir entre un système qui utilise un logiciel de gestion ou faire un planning à partir d’un calendrier de réservation physique.
Planning de réservation : un outil pour centraliser toutes les demandes
Dans la plupart des cas et cela bien trop souvent, les municipalités utilisent des moyens trop traditionnels pour faire le planning de réservation des salles municipales. En effet, la gestion de toute réservation se fait à la main avec un calendrier posé sur un mur. Bien souvent, ce calendrier est accompagné d’un classeur où les détails et historiques des contrats de location sont rangés.
Le problème avec cette méthode, c’est que dans la plupart des cas, lorsqu’il y a une annulation du contrat de location ou un changement de dernières minutes par l’organisateur, les classeurs et les calendriers sont la proie des ratures et des notes en tout genre. Si bien que cela conduit à une mauvaise gestion de l’agenda. Au fil du temps, avec ces changements, il devient difficile de savoir exactement qui occupera quelle salle et à quelle date. Certaines villes utilisent, quant à elles, des méthodes numériques non adaptées. Par exemple, des outils comme Excel, WordPress, Google Calendar ou encore l’agenda de Outlook. Bien que cela soit plus clair à lire, ce système de planning est chronophage et nécessite plusieurs heures de saisie. Il en est de même pour la réservation de matériel municipal, des municipalités utilisent encore des solutions comme les classeurs papiers ou les outils numériques inefficaces.
Cependant, avec un outil moderne et synchronisé suivant les avancées technologiques, il est facile pour une municipalité de faire la gestion de la réservation de salle ou de matériels municipaux. L’outil dont nous parlons ici est un outil qui centralisera toutes les demandes de location de salles et matériels afin que le travail du personnel de la municipalité soit simple et rapide. Un outil de gestion du planning bien plus simple que le calendrier épinglé au mur ou un système Excel et Outlook. En clair, si une municipalité veut optimiser et surtout bien gérer le planning de réservation des infrastructures et des équipements municipaux, un outil polyvalent pour faire une centralisation des données doit être utilisé.
Le planning de réservation du logiciel NaoGST
Nous avons parlé d’un outil qui centralisera toutes les demandes de réservations de votre municipalité ou Hôtel-de-ville, cet outil c’est le planning de réservation du logiciel NaoGST. L’utilisation de ce logiciel de réservation intuitif apportera beaucoup d’avantages à une municipalité. D’ailleurs, l’avantage le plus important est le gain de temps. Avec un seul logiciel où toutes les informations utiles pour toute demande sont stockées, les municipalités vont gagner du temps à coordonner la procédure de réservation, à connaître les disponibilités des salles à louer et d’envoyer un mail de confirmation. Le planning de réservation du logiciel NaoGST rend aussi très facile le suivi du taux d’occupation des salles et du taux d’utilisation des matériaux municipaux. Grâce à cela, les municipalités peuvent choisir la façon dont elles veulent et peuvent utiliser les infrastructures et les équipements de la municipalité.
Par ailleurs, ce logiciel disponible en version gratuite offrira aux municipalités un accès à tous le personnel municipal en quelques clics. Ainsi, il est facile pour les employés municipaux de voir les réservations directes, la fonction des disponibilités, les salles concernées, la capacité d’accueil, l’état des lieux après la location de salle et autres récapitulatifs. Avec les informations sur la demande de location qui se trouvent sur le tableau de bord, la municipalité évite les doubles réservations et les confusions de disponibilité des salles concernées. D’ailleurs, le planning de réservation du logiciel NaoGST permettra aux associations, aux citoyens et entreprises de faire une demande de réservation de salle ou de matériaux. Enfin, le planning du logiciel NaoGST permettra à la municipalité de suivre les tarifs de location ou montant de la location et les revenus générés par les actifs et les salles. Ce type d’information est utile pour savoir quoi faire afin d’optimiser les revenus ou afin de prendre une décision sur la manière dont les salles peuvent être utilisées afin de générer plus de revenus et de réservation.
